HR-клуб ЮФО и СКФО

Анастасия Рогозина, 34 года.
Лидер и основатель HR клуба ЮФО и СКФО, психолог, коуч, HR эксперт.
В сфере "Управления персоналом" и психологии развития личности 10+ лет. 3 года проводит различные мероприятия (семинары, практикумы, лекции, развлекательные) на территории Ставропольского края и в онлайн в HR клубе.
За время своей работы:

• закрыла 700+ вакансий;
• организовала 57 мероприятий в HR клубе за 3 года;
• провела 400 консультаций с руководителями малого и среднего бизнеса.

Создать лендинг для регистрации на мероприятия.
Функции:

1. регистрация участников.
2. прием, фиксацию и подтверждение платежей по каждому участнику.
3. уведомления для участников.

Настроить в CRM системе:

1. Автоматизированная встреча гостей на мероприятиях, с фиксацией фактического количество участников без данных вручную.
2. Рассылка гостям с формой обратной связи, презентации спикеров и фотографии.
3. Автоматические отчеты для партнеров о количестве участников и их данные.

Автоматизировали процесс регистрации участников:

• после регистрации клиенту приходила на почту и в WhatsApp ссылка для оплаты участия в мероприятии. Если клеит сразу не оплатил,, через день уходило напоминание и дублировалась ссылка;
• после получения оплаты стадия сделки менялась в воронке, а клиенту уходило подтверждение об успешной оплате и регистрации, а также присваивался персонализированный QR-код участника;
• за 2 дня и в день участия клиентам приходило напоминание о приобретенном участии в мероприятии;
• за 2 часа робот обзвонил все регистрации и напомнил о мероприятии;
• в день проведения, при входе на мероприятие, организаторы сканировали персонализированные QR-коды участников и в этот момент карточка сделки с клиентом меняла статус в воронке;
• через сутки, участникам побывавшим на мероприятии, на почту и в WhatsApp ушли сообщения с просьбой заполнить форму обратной связи и презентации спикеров;
• через неделю этим же участникам ушло сообщение с фотографиями;
• на основании данных по фиксации регистраций и количеству отсканированных QR-кодов собрали отчет для партнеров из воронки в Битрикс24.

Сэкономлено:

• 90 часа рабочего времени;
• 45 000 рублей фонда оплаты труда.

Качественные результаты в форме отзыва:
Раньше нужно было вести таблички с регистрациями и фиксировать всех вручную – теперь все автоматизировано.
Система сама рассылает уведомления и напоминания участникам.
Мы получаем больше отзывов благодаря рассылка форм обратной связи, презентаций и фото.

Таблички с регистрациями, потеря статусов участников: кто оплатил, кто нет, верно ли заполнены данные, все сверь, получил материалы или нет - история про нервы. И большие затраты по времени: дело не просто в том, что мне нужно собрать информацию, а в том, что загрузка онлайн документа туда сюда занимает тоже время.

Работа с Битрикс24 и с командой CRM-VISION полностью сохранила мне нервы, время и подняла уровень мероприятия в глазах участников.

• я занималась другими вопросами, а не высылала всем в ручную информацию;
• лэндинг очень крут! Коллеги-участники были удивлены и выделили, что это новый уровень развития сообщества. При этом мне не нужно было повторять одну и ту же информацию;
• QR коды дали возможность работать быстро в разгар прихода людей.

Как итог: работа всей команды была слаженная и все прошло как по маслу.